Conservazione informatica nota spese trasferte - Giuseppe Ponzio
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Conservazione informatica nota spese trasferte

Conservazione informatica nota spese trasferte

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 417 del 17 ottobre 2019, fornisce risposta ad un quesito in merito all’utilizzo, da parte di una azienda, di un sistema di conservazione informatizzato e tecnologico, che comporti la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione, riducendo altresì la tempistica della procedura. 

L’Agenzia delle Entrate afferma che “in riferimento alla corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con intervento o meno di un pubblico ufficiale… qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti anche nel processo ipotizzato, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata. …Va altresì evidenziato che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. …… Qualora i giustificativi, allegati alle note spesa, siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità – tanto astratta, quanto concreta – di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi

Per un approfondimento si veda:

Risposta AE n. 417 del 2019